Sistemas de información y auditoria, evolución

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Actualmente deben ser pocas las empresas y organizaciones que no utilizan recursos informáticos, y lo usual es que los procesos tanto como las aplicaciones sean insuficientes, incorrectos, anticuados o simplemente mal empleados.

De acuerdo al presidente del INEGI, Eduardo Sojo
“Por cada 100 negocios que nacen en el país, solo 11 logran sobrevivir a los 20 años, siendo las pequeñas empresas las que tienen un mayor índice de mortandad, principalmente antes de haber cumplido los primeros cinco años de operación 1” —el Economista

Entre los principales obstáculos o problemas que enfrentan las empresas se encuentra la falta de financiamiento, falta de conocimiento del mercado y por supuesto lo enunciado en el primer párrafo y que se traduce en gran parte de los resultados en las estadisticas.

Relativamente hace poco tiempo lo común para las empresas era resolver las actividades con el uso de paquetería de oficina, programas administrativos y contables, que aunque en algunos casos siguen siendo útiles, para una empresa trabajan de forma superficial, pues en el fondo el aprovechamiento no es óptimo y por lo general su funcionamiento es inconexo debido a que estos programas atienden las tareas de forma especifica, claro, recordemos que estas soluciones fueron apenas los primeros pasos después del lápiz y el papel.

Para solventar rezagos muchas las compañías ha recurrido a la implementación de software CRM (Customer relationship management) y/o ERP (Enterprise resource planning). El inconveniente de estas soluciones es que dada la amplia oferta y variedad en la naturaleza de actividades no es extraño que frecuentemente queden grandes o chicas, que presenten problemas de implementación, mantenimiento, licencias, o que las soluciones sea rebasadas por discontinuidad en el desarrollo, fallas de planeación, mala integración software-hardware, o sencillamente insuficiencia de conocimiento de quienes hacen uso de ellas.

• Inversión en sistemas personalizados
• Contratación de empresas especializadas
• Creación de áreas internas de desarrollo (Que luego también llevaban las tareas de infraestructura, mantenimiento, soporte, etc.)

De la problemática anterior se deducen dos puntos, en primer lugar la naturaleza cambiante de una compañía requiere monitoreo continuo, el segundo punto es que lo ideal para el monitoreo es mantenerlo imparcial para lograr objetividad y conservarse útil a los fines de la compañía, para ello surge la Auditoria de sistemas.

— Auditoría de sistemas
Esta encargada de hacer análisis detallado de a información involucrada y a través del ciclo operacional completo, y como este ciclo es ejercido por la estructura departamental de una empresa, mientras por otro lado de la correcta operación de la arquitectura del equipo de computo empleado.

La función que la Auditoria de sistemas cumple es dar certidumbre al registro de información, buscar la ejecución correcta y coordinada de actividades, ello observando la planificación, ejercicio y control de los recursos de la empresa, recursos que tienen relación con materia prima, herramientas, personal, información, tiempo, etc.

— Importancia de la auditoría de sistemas
La trascendencia de la Auditoria de sistemas radica en la búsqueda de la integración operacional de los departamentos de la compañía. El fin es que la gestión de la empresa se mantenga en correcta perspectiva de los aspectos administrativo, comercial, logístico, fiscal y financiero a través de conocimiento del flujo preciso y actualizado de los procesos informativos de la empresa.

Para tal efecto la auditoria de sistemas revisa la correcta operación de la estructura organizacional en relación al flujo de datos en las operaciones, por ejemplo en cuestión de los movimientos de productos en almacén(es), crecimiento del capital humano, costos asociados al capital humano o bien las tareas asociadas a cada sucursal y/o departamento.

Planeación del estudio
Para tal efecto en principio se analiza el organigrama, funciones y perfiles de puestos, diagramas de flujo, manuales de operación, políticas, reglamentos. Es necesario definir el programa, sus alcances y cual ha de ser la metodología. Todo ello en coordinación con la dirección y con la cual acordará las formas y tiempos para ejercer los cambios.

Revision de puntos de monitoreo, control y seguridad
De acuerdo a la documentación se revisan los procesos y la correcta operación de los puntos de chequeo, así como el cumplimiento de seguridad particularmente en puntos críticos.

Análisis
De acuerdo a la evaluación detenida de los procesos se revisa la actualización, modificación o inclusiones necesarias para los procesos revisados, así como la modificación o inclusion de puntos de monitoreo o documentación operacional, todo ello en relación a personal, procesos así como recursos materiales.

Resultados
En cumplimiento a la la agenda del programa se hace del conocimiento de la dirección los resultados así como las sugerencias de la auditoría para después de un periodo de análisis preparar la siguiente etapa auditora.

Así la validación que otorga la auditoria puede traducirse en estabilidad para la empresa dado el conocimiento preciso del origen de cada movimiento, la objetividad y actualización constante de datos en un sistema solido.

— En conclusión
La auditoria de sistemas busca dar comprensión del negocio, hacer revisión para evitar riesgos o mitigarlos, busca el funcionamiento óptimo de los múltiples sistemas, departamentos así como eficientar al usuario para que el trabajo derive en ciclos productivos competitivos y que al final la compañía opere correctamente las claves del negocio.